KFS 2026 i BUR: dofinansowanie szkoleń AI krok po kroku

W 2026 roku szkolenie AI dla firmy możesz sfinansować z dwóch głównych źródeł. Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) pokrywa do 70% kosztów, a w firmie bez pracowników albo do 9 osób do 90%, z limitem 200% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika. Wniosek składasz elektronicznie w powiatowym urzędzie pracy (PUP), a AI jest wprost wymienione w priorytetach KFS 2026. Druga droga to Baza Usług Rozwojowych (BUR): dofinansowanie przyznaje operator projektu w Twoim województwie, a poziom i limity zależą od naboru. W obu przypadkach o pieniądzach decyduje urząd albo operator, nie firma szkoleniowa.

Zasady sprawdziliśmy 28 października 2026 w oficjalnych źródłach: na rządowym portalu Zielona Linia (strona o KFS zaktualizowana 16 stycznia 2026), w zasadach KFS publikowanych przez powiatowe urzędy pracy i w ogłoszeniach naborów BUR wojewódzkich urzędów pracy. Przepisy i pule pieniędzy zmieniają się w trakcie roku, więc przed złożeniem wniosku sprawdź aktualny nabór w swoim urzędzie.

KFS czy BUR: czym się różnią?

KFS i BUR to dwa osobne systemy. KFS to pieniądze z Funduszu Pracy rozdzielane przez powiatowe urzędy pracy. BUR to prowadzony przez PARP rejestr szkoleń, przez który przechodzą dofinansowania z regionalnych projektów unijnych. Łączy je jedno: od 2026 roku szkolenie z KFS też musi prowadzić firma wpisana do BUR.

Na to samo szkolenie nie połączysz obu źródeł. Zasady KFS wykluczają finansowanie kształcenia, które zostało już sfinansowane z innych środków publicznych.

Ile wynosi dofinansowanie z KFS w 2026?

Od 1 stycznia 2026 roku KFS działa na podstawie ustawy z 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (art. 125-133) oraz rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 25 listopada 2025 roku. Według Zielonej Linii zasady wyglądają tak:

Z KFS można sfinansować szkolenia, studia podyplomowe, egzaminy potwierdzające kwalifikacje, wymagane badania lekarskie i psychologiczne oraz ubezpieczenie NNW związane z kształceniem.

Przykład: przy szkoleniu za 3 000 zł w firmie 5-osobowej dofinansowanie może wynieść do 2 700 zł, a wkład własny 300 zł. W firmie 20-osobowej przy tej samej cenie: do 2 100 zł dofinansowania i 900 zł wkładu. To górne granice. Urząd może przyznać mniej, na przykład gdy uzna cenę za wyższą niż podobne szkolenia na rynku albo gdy kończy mu się pula.

Kwotę przeciętnego wynagrodzenia, od której liczy się limit, urzędy biorą z komunikatów GUS. W zasadach jednego z urzędów jest to kwota obowiązująca w dniu podpisania umowy, więc o aktualną wartość zapytaj w swoim PUP.

KFS jest pomocą de minimis. Do wniosku dołączasz zaświadczenia albo oświadczenie o pomocy de minimis otrzymanej wcześniej.

Czy szkolenie AI mieści się w priorytetach KFS 2026?

Tak. Na 2026 rok minister ustalił cztery ogólnopolskie priorytety wydatkowania KFS. Trzeci z nich, w brzmieniu publikowanym przez urzędy pracy, to wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, AI oraz tzw. umiejętności zielonych.

Pozostałe priorytety ogólnopolskie dotyczą zarządzania i komunikacji w firmie (w tym przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi), zawodów deficytowych w powiecie lub województwie oraz usług zdrowotnych, opiekuńczych i ekonomii społecznej. Województwo może dodać do trzech własnych priorytetów, a powiat jeden.

Priorytet AI nie działa automatycznie. Część urzędów w wyjaśnieniach do priorytetów wymaga, żeby uczestnik szkolenia używał nowych technologii lub narzędzi w pracy albo potrzebował nowych kompetencji do jej wykonywania. We wniosku opisz więc konkretnie, do czego w Twojej firmie będzie służyć AI: obsługa zapytań, oferty, dokumentacja, raporty. Ogólne „chcemy poznać sztuczną inteligencję” to słabe uzasadnienie.

Jak złożyć wniosek o KFS krok po kroku?

Wniosek o KFS składasz tylko elektronicznie, przez indywidualne konto na praca.gov.pl, w urzędzie pracy właściwym dla siedziby firmy albo miejsca prowadzenia działalności. Od 2026 roku obowiązuje jeden ogólnopolski formularz.

1. Sprawdź nabór w swoim PUP. Każdy urząd ogłasza własne terminy i pulę. Nabory trwają często kilka dni, a urzędy powtarzają je do wyczerpania limitu.
2. Wybierz szkolenie od firmy wpisanej do BUR. Jeśli realizatora nie ma w Bazie Usług Rozwojowych, wniosek zostaje bez rozpatrzenia.
3. Zbierz dokumenty. Typowo: program kształcenia (nazwa, liczba godzin na uczestnika, cele, plan nauczania, forma zaliczenia), wzór zaświadczenia o ukończeniu, dokumenty de minimis. Część urzędów prosi o porównanie z innymi ofertami na rynku.
4. Złóż wniosek z podpisem. Wystarczy profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny.
5. Poczekaj na decyzję. W zasadach jednego z urzędów termin to do 60 dni od złożenia kompletnego wniosku, a decyzja jest ostateczna.
6. Podpisz umowę i dopiero wtedy zacznij szkolenie. KFS nie finansuje działań rozpoczętych przed dniem podpisania umowy o finansowanie.
7. Rozlicz szkolenie. Po zakończeniu przekazujesz urzędowi dokumenty, m.in. listę uczestników i zaświadczenia o ukończeniu, według wzorów z umowy.

Warunki uprawnienia ustala ustawa, ale urzędy doprecyzowują je w swoich zasadach. Przykładowo urząd w Krapkowicach wymaga opłacania składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed wnioskiem (albo ustawowego zwolnienia z nich) i wyklucza firmy z zaległościami w podatkach lub składkach.

Jak działa dofinansowanie szkoleń w BUR?

Baza Usług Rozwojowych (uslugirozwojowe.parp.gov.pl) sama nie wypłaca pieniędzy. Jest katalogiem szkoleń i doradztwa, przez który przechodzą dofinansowania z regionalnych projektów unijnych. Pieniądze przyznaje operator projektu w województwie, w którym firma ma siedzibę lub oddział.

Typowa kolejność wygląda tak:

1. Znajdź nabór w swoim województwie. Lista programów regionalnych jest w serwisie BUR w zakładce o dofinansowaniach, a ogłoszenia publikują wojewódzkie urzędy pracy i operatorzy.
2. Załóż konto w BUR dla firmy i dla uczestników.
3. Złóż wniosek do operatora i podpisz z nim umowę wsparcia.
4. Dostań ID wsparcia. To numer przypisany do Twojej umowy. Bez niego zapis na usługę system traktuje jako komercyjny, czyli płatny w całości przez Ciebie.
5. Zapisz się na szkolenie w BUR z ID wsparcia.
6. Rozlicz usługę z operatorem. W części projektów operator płaci od razu, w części najpierw płacisz Ty, a operator zwraca pieniądze po szkoleniu.

Przykład z 2026 roku: Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie otworzył 9 stycznia nabór na szkolenia z BUR dla mikro, małych i średnich firm z Warszawy i 9 okolicznych powiatów. Pula wynosiła 6 mln zł, dofinansowanie 85% kosztów, do 8 500 zł na uczestnika, a nabór trwał do wyczerpania środków. Firma płaciła za usługę i dostawała refundację po jej zakończeniu. W innych województwach poziom i limity są inne, dlatego za każdym razem czytaj regulamin konkretnego naboru.

Najczęstsze błędy przy dofinansowaniu szkolenia AI

Na tych błędach najłatwiej stracić dofinansowanie:

• Szkolenie kupione przed umową. Faktura z datą przed umową z urzędem lub operatorem zwykle oznacza, że płacisz sam.
• Organizator spoza BUR. Dotyczy już obu dróg, także KFS.
• Zapis w BUR bez ID wsparcia. Usługa staje się komercyjna.
• Ogólne uzasadnienie. Urząd ocenia zgodność z priorytetem i z potrzebami rynku pracy. Opisz, jakie zadania w firmie przejmie AI i kto będzie z niego korzystał.
• Czekanie na „lepszy moment”. Pule w wielu powiatach i województwach wyczerpują się w pierwszych dniach naboru.
• Liczenie na pewne pieniądze. Wniosek może zostać odrzucony albo przyznana kwota może być niższa niż wnioskowana. Planuj budżet tak, żeby szkolenie miało sens także przy niższym dofinansowaniu.

Stan na 28 października 2026: sprawdź nabór w swoim PUP

Pod koniec roku część urzędów ma już rozdysponowane środki KFS na 2026, a część ogłasza dodatkowe nabory, gdy wnioskodawcy rezygnują z przyznanych kwot. We wrześniu 2026 jeden z urzędów ogłosił trzeci nabór właśnie z takich zwolnionych środków. Nie ma jednego ogólnopolskiego kalendarza, więc:

• wejdź na stronę swojego powiatowego urzędu pracy (adresy w domenie praca.gov.pl) i szukaj zakładki o Krajowym Funduszu Szkoleniowym,
• zadzwoń do działu obsługi pracodawców i zapytaj, czy w tym roku będzie jeszcze nabór i kiedy urząd planuje pierwszy nabór na 2027,
• dla BUR sprawdź stronę wojewódzkiego urzędu pracy lub operatora projektu w swoim regionie.

Jeśli planujesz szkolenie na początek 2027 roku, przygotuj dokumenty już teraz. Pierwsze nabory w powiatach ruszały w 2026 roku już w pierwszym kwartale.

Szkolenie AI z dofinansowaniem w Autonomii

Program Szkolenie AI z dofinansowaniem to „Wirtualny zarząd z AI”: 6 dni online na żywo, łącznie 34,5 godziny, dla właścicieli firm i pracowników. Po zapisie sprawdzamy, z którego programu możesz skorzystać i jaki poziom dofinansowania wchodzi w grę, zanim cokolwiek podpiszesz. Prowadzimy też przez formalności. Samo dofinansowanie przyznaje urząd albo operator, nie my, więc nie obiecujemy kwoty przed sprawdzeniem naboru.

Jeśli wolisz krótszy program bez formalności, jest Szkolenie AI w biznesie: 4 dni online po 3 godziny, pierwsza edycja w drugiej połowie stycznia 2027 za 2 490 zł netto. Pełne porównanie cen szkoleń AI na rynku znajdziesz w tekście Ile kosztuje szkolenie AI dla firmy w 2026.